Potrivit informaţiilor oferite de Cristina Olteanu (foto), şefa Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale (BJAN), în 2018, urmărind îndeplinirea cu responsabilitate și profesionalism a obiectivelor generale și specifice stabilite, această instituţie, cu o echipă restrânsă numeric, dar cu experiență și atașată domeniului, a înregistrat rezultate pozitive în fiecare sector al activității depășind pe alocuri indicatorii planificați.

Astfel, a fost continuată activitatea de prelucrare a documentelor deținute procedându-se la inventarierea a nu mai puțin de 45 m.l. de arhivă, ceea ce a presupus luarea în evidență în instrumente specifice a peste 10.100 de dosare.

De asemenea, aproape 3.600 de unități arhivistice constituind 15 dintre fondurile și colecțiile arhivistice des accesate au fost verificate cu inventarul. În anul 2018 s-a început verificarea existentului unităților de bibliotecă, până la finele anului fiind verificate aproape 2.000 de unități.

Activitatea de depozit s-a concretizat în introducerea în mijloace de protecție a cca. 36 m.l. de arhivă, întocmirea instrumentelor de evidență la depozit, scoaterea și rearhivarea a puțin peste 3.400 de unități arhivistice, sistematizarea a cca. 24 m.l de bibliotecă.

În privința conservării documentelor, au fost recondiționate și legate peste 350 de unități convenționale care au numărat un total de peste 23.400 file.

„În domeniul relației cu unitățile creatoare și deținătoare de documente, inspectorii Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale au efectuat nu mai puțin de 35 de controale din care 19 au fost controale de fond efectuate în principal la creatorii și deținătorii de arhivă din sectorul educației, 15 au reprezentat controale de revenire efectuate la UAT-uri supuse controlului de fond în anul 2017, acestor acțiuni adăugându-li-se un control tematic al cărui obiectiv a fost acela al constatării și prevenirii potențialelor efecte ale inundațiilor produse în a doua jumătate a lunii iulie.

În urma ațiunilor de control efectuate au fost emise nu mai puțin de 20 de avertismente și au fost aplicate opt amenzi contravenționale în cuantum total de 13.000 lei”, a subliniat Cristina Olteanu.

Unitățile creatoare și deținătoare de documente de pe raza județului Giurgiu au depus la Biroul Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale, spre confirmare, respectiv aprobare, un număr de 14 nomenclatoare arhivistice și nu mai puțin de 63 de lucrări de selecționare a documentelor al căror termen de păstrare a expirat. În cursul anului 2018, pe lângă analizarea și soluționarea nomenclatoarelor arhivistice, inspectorii structurii județene a Arhivelor Naționale au verificat și soluționat punând pe ordinea de zi a ședințelor Comisiei de selecționare nu mai puțin de 62 de lucrări de selecționare, ceea ce a presupus efectuarea de acțiuni de verificare a documentelor la sediile unităților creatoare și deținătoare de arhivă.

Acestor activități, la solicitarea unităților creatoare și deținătoare, li s-au mai adăugat  patru acțiuni de verificare a spațiilor de depozitare a arhivei sub aspectul asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și protejare a documentelor.

În privința avizării personalului de specialitate din cadrul creatorilor și deținătorilor de documente, în anul 2018 nu au fost emise decât trei avize. În ciuda numărului extrem de redus al avizelor emise, unitățile creatoare și deținătoare de documente, altele decât cele în cazul cărora au fost emise avizele, au depus la Biroul Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale nu mai puțin de 17 solicitări de avizare a personalului responsabil cu arhiva. Dat fiind că documentațiile depuse nu au fost complete, în cazul fiecăreia dintre ele au fost solicitate completări sau au fost formulate precizări privind respectarea cadrului legal.

În anul 2018 au fost înregistrate un număr de 22 de acțiuni de acordare a asistenței de specialitate personalului responsabil cu arhiva de la unitățile creatoare și deținătoare, principalele teme ale asistenței fiind elaborarea nomenclatorului arhivistic și întocmirea lucrării de selecționare.

De asemenea, cu sprijinul conducerii Inspectoratului Școlar și Casei Corpului Didactic, au fost efectuate două instruiri colective cu reprezentanți ai unităților școlare de pe raza județului, totalizând puțin peste 160 de participanți.

În aplicarea Legii nr. 138/2013, la Biroul Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale, în anul 2018 au fost depuse două solicitări de reînnoire a autorizațiilor de funcționare eliberate operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, ambele fiind soluționate favorabil.

Sub aspectul asigurării accesului public la documentele deținute, la sala de studiu a Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale au fost înregistrați 19 cercetători unici cu o frecvență de 160 de prezențe, cercetate fiind nu mai puțin de 585 de unități arhivistice.

La Biroul de Relații cu Publicul al instituției, pentru furnizarea de informații s-au adresat personal sau telefonic peste 650 de persoane și au fost înregistrate peste 320 de cereri în vederea eliberării de copii și extrase de pe documentele deținute. Din totalul cererilor înregistrate, până la sfârșitul anului, lucrătorii Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale au soluționat  311 cereri cercetând puțin peste 2.500 de unități arhivistice, eliberate fiind peste 360 de acte.

În privința folosirii documentelor în scopuri științifice și cultural – educative, arhiviștii Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale au participat susținând comunicări de interes pentru comunitatea locală la ediția a XXIII-a a Simpozionului Regional Vlașca – file de istorie dedicată Centenarului Marii Uniri, organizat la sediul Inspectoratului Școlar, iar la ediția a II-a a Congresului Național al Istoricilor Români  unul dintre arhiviști a participat prezentând un studiu privind deportările din Bărăgan în documente de arhivă giurgiuvene.

De asemenea, la inițiativa d-lui muzeograf Emil Păunescu și invitația d-lui Muscalu Ionel – manager al Muzeului Județean Teohari Antonescu Giurgiu, Biroul Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale a colaborat la două dintre expozițiile organizate de Muzeul Județean, respectiv cea realizată în cinstea aniversării a 100 de ani de la eliberarea orașului Giurgiu de Armata Franceză a Dunării intitulată Valori bibliofile franceze în colecții giurgiuvene și expoziția documentară cu titlul Cultura unește realizată în colaborare cu Arhivele  de Stat din Ruse – Bulgaria. În colaborare cu Centrul Județean pentru Conservarea și Promovarea Culturii Tradiționale Giurgiu și Centrul Cultural Ion Vinea, a fost realizată expoziția Vlașca în războiul reîntregirii.

Acestor activități realizate în colaborare li se adaugă Ziua Porților Deschise la Biroul Județean Giurgiu al Arhivele Naționale, activitate organizată cu prilejul Zilei Arhivelor Naționale ce a numărat aproape 50 de vizitatori.

„Apreciind că cifrele nu sunt decât indicatori statistici fără de care sistemul birocratic nu poate ființa, opinăm că măsura calității modului și priceperii  în care echipa Biroului Județean Giurgiu al Arhivelor Naționale își îndeplinește atribuțiile poate fi dată doar de feedback-ul beneficiarilor serviciilor oferite”, a precizat Cristina Olteanu, şefa Biroului Arhivelor naţionale Giurgiu.